21 Ene Sistema GMAO. La herramienta de gestión de Mantenimiento
¿Qué es un sistema GMAO?
Un sistema GMAO (Gestión de Mantenimiento Asistido por Ordenador), y en inglés CMMS (Computerized Maintenance Management System), es un programa informático que permite la gestión de todas las tareas que atañen al Mantenimiento de cualquier tipo de empresa. Desde nuestro punto de vista, un GMAO es la principal herramienta de gestión de cualquier departamento de Mantenimiento que se precie.
Un sistema GMAO de manera resumida, es una base de datos que almacena información relacionada con la gestión del día a día del mantenimiento, permitiendo a sus gestores una toma de decisiones adecuada.
Es por esto que destacamos la importancia de conocer como funcionan estos sistemas para sacar el máximo partido a una herramienta como esta.
¿Qué permite hacer un sistema GMAO?
Al igual que los departamentos de Mantenimiento, las funcionalidades de un sistema GMAO van evolucionando.
Podríamos decir que para cada una de las funciones que un sistema GMAO puede gestionar, se disponen de una serie de módulos para ello. Así pues, distinguimos los siguientes:
Gestión de activos
Este es un módulo que permite a Mantenimiento generar una base de datos de los activos sobre los que quiere intervenir.
Estos activos pueden ser de carácter productivo, tales como robots, prensas, bombas de proceso, intercambiadores…, pero también pueden ser de carácter no productivo como es el caso de las Facilities de una empresa.
En este tipo de módulo, se suele introducir aquella información que identifica al equipo: tipo de activo, marca, modelo, año de fabricación, número de serie, despiece…, y últimamente existen sistemas GMAO que han incorporado otros campos tales como año de fabricación, fecha de puesta en marcha, valor de compra, tiempo de amortización… permitiendo al responsable de Mantenimiento plantear por ejemplo, una inversión para renovar el equipo sabiendo si este ha sido ya o no amortizado.
Gestión de trabajos
Suele existir un axioma en Mantenimiento que dice: “para que Mantenimiento ejecute una tarea, siempre debe existir una orden de trabajo”.
En otro artículo hablaremos de las ordenes de trabajo por la enjundia que tienen en el día a día de Mantenimiento, pero por ahora, nos interesa saber que este tipo de modulo de un sistema GMAO permite priorizar los trabajos, planificarlos en base a la disponibilidad, asignarlos al equipo de técnicos, cargar el uso de repuestos, imputar el tiempo de duración del fallo así como de la intervención, etc.
Las órdenes de trabajo se pueden crear a partir de una solicitud de un demandante de una tarea, por ejemplo una bomba de proceso que no consigue el caudal de diseño, o bien porque existe una tarea de mantenimiento preventivo y el propio sistema GMAO lanza la orden de manera automática, como por ejemplo un cambio de filtros de unos equipos de HVAC.
Mantenimiento preventivo
Nos gusta decir de este módulo que es la “alarma de todo aquello que hay que hacer sí o sí”, y es que este tipo de modulo de cualquier sistema GMAO es el que se encarga de lanzar las órdenes de trabajo de aquellas tareas que se han de ejecutar de manera frecuencial.
Estas tareas son definidas en base a recomendaciones del fabricante de un equipo, requerimientos de tipo legal o cualquier tarea que se tenga que realizar de la misma manera y cada cierto periodo.
Cambios de aceite, sustitución filtros, copias de seguridad de un programa, serían ejemplos de tareas de preventivo a incluir en este tipo de módulo.
Almacén y repuestos
El buen desempeño de Mantenimiento está condicionado en muy buena parte por una correcta gestión de los repuestos, y es por ello que este módulo junto con el de gestión de activos, es fundamental tenerlo bien gestionado para evitar “sustos”.
Tareas como establecer stocks de seguridad, lote de compra, stock mínimo de reposición, ubicación del repuesto en el almacén, etc., hace notorio la involucración no solo de Mantenimiento, sino de otras áreas dentro de la empresa como Almacén, Logística o Compras.
Es importante a la hora de implantar un sistema GMAO establecer las posibles interferencias y sinergias intradepartamentales para llevarlo a buen término.
Gestión del activo humano
Una empresa la hacen las personas y Mantenimiento no podía ser una excepción. Con este tipo del módulo de un sistema GMAO, permite administrar no solo la información relativa a sus datos, sino que además, permite gestionar información tan importante a la hora de planificar un trabajo como: formación, certificaciones, calendario de trabajo, etc., de tal modo, que el sistema nos podría advertir de si una tarea asignada a un técnico de Mantenimiento es adecuada o no para que la pueda llevar a cabo.
Por ejemplo, imaginemos que asignamos una tarea preventiva sobre un transformador de media y nuestro técnico de Mantenimiento no es un trabajador cualificado sino autorizado. El propio sistema nos daría un aviso de que la tarea no puede realizarla esta persona teniendo que replanificar la tarea, pero evitando un riesgo innecesario.
Estos son unos ejemplos de módulos de un sistema GMAO, pero a día de hoy existen otras muchas funcionalidades tales como gestión documental, control de presupuestos, gestión de fichajes del personal de Mantenimiento, etc., lo que hace de este tipo de sistemas una herramienta fundamental para un Departamento de Mantenimiento.
¿Cual es el mejor GMAO?
Esta pregunta parece la principal cuando una empresa quiere implantar un sistema GMAO. La respuesta, aunque ambigua, es obvia: depende de la tipología de cada caso.
A la hora de escoger un sistema GMAO, hay que saber y definir cuales son nuestras necesidades. Realizar una planificación para su implantación teniendo claro cuales son los objetivos a corto, medio y largo plazo.
A día de hoy, existen muchas opciones de sistemas GMAO, pero nosotros en base a nuestra experiencia, destacaríamos los siguiente:
No queremos denostar a nadie, pero si alguna empresa quiere presentarnos su sistema GMAO estaremos encantados de conocerlo y llegado el caso lo presentaremos a nuestros clientes.
En definitiva, a la hora de implantar un sistema GMAO es importante tener claro de donde se parte y a donde se quiere llegar. Si estás pensando en implantar una herramienta tan importante como esta en tu empresa, no dudes en contactar con nosotros.
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